Hoe werkt de werkkostenregeling (WKR) ?
De Werkkostenregeling (WKR) is een regeling in Nederland die bepaalt hoe werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers kunnen geven. De WKR is ingevoerd om het belastingstelsel te vereenvoudigen en om administratieve lasten te verminderen. Hier zijn de basisprincipes van de Werkkostenregeling:
Vrije ruimte:
Werkgevers hebben een bepaalde ‘vrije ruimte’ waarbinnen zij onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunnen aanbieden aan werknemers. In 2024 is de vrije ruimte 1,92% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Alles wat binnen deze vrije ruimte valt, is belastingvrij voor zowel werkgever als werknemer.
Vergoedingen en verstrekkingen binnen vrije ruimte:
- Reiskostenvergoeding: Werkgevers mogen reiskosten vergoeden voor woon-werkverkeer zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte binnen de WKR.
- Vergoedingen voor zakelijke reizen: Kosten die rechtstreeks verband houden met zakelijke reizen, zoals hotelovernachtingen, maaltijden en andere uitgaven, kunnen onbelast vergoed worden.
- Studiekosten: Werkgevers mogen de kosten voor opleidingen en studie van werknemers onbelast vergoeden, inclusief studiematerialen en examenkosten.
- Arbovoorzieningen: Kosten voor arbo voorzieningen, zoals een ergonomische stoel of beeldscherm, zijn onbelast te vergoeden.
- Telefoon en internet: Werkgevers kunnen de kosten voor een telefoon en internet onbelast vergoeden als deze voor een aanzienlijk deel zakelijk worden gebruikt.
- Maaltijden bij overwerk of zakelijke reizen: Maaltijden die worden verstrekt tijdens overwerk of zakelijke reizen kunnen onbelast vergoed worden.
- Kerstpakketten: Kerstpakketten en andere attenties in het kader van bijzondere gelegenheden vallen onder de vrije ruimte en kunnen onbelast verstrekt worden.
- Bedrijfsfitness: Werkgevers kunnen bijdragen aan bedrijfsfitness voor werknemers onbelast vergoeden of verstrekken.
- Werkkleding: Specifieke werkkleding die door de werkgever verstrekt wordt en die de werknemer ook buiten het werk niet als normale kleding zou dragen, is onbelast.
Excedent regeling:
Als de vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden, moet de werkgever over het overschrijdende bedrag 80% eindheffing betalen. Deze excedent regeling is van toepassing op het bedrag boven de vrije ruimte.
Nihil waarderingen en gerichte vrijstellingen:
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen worden als nihil waarderingen of gerichte vrijstellingen beschouwd. Deze blijven buiten de vrije ruimte en zijn dus onbelast.
Administratieplicht:
Werkgevers moeten een goede administratie bijhouden van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Deze administratie is nodig om aan te tonen dat wordt voldaan aan de voorwaarden van de WKR.