Bewaarplicht bij afrekensystemen

Ondernemers weten dat zij gegevens voor de Belastingdienst moeten bewaren. De Belastingdienst constateert echter regelmatig dat zowel op het nakomen van de bewaar- en administratieplicht, als op de controleerbaarheid binnen redelijke termijn, het nodige valt aan te merken. Juist bij afrekensystemen doet dit zich voor, en met name oudere elektronische kassa’s voldoen vrijwel nooit aan gestelde eisen. In de laatste jaren heeft dat in de rechtspraak geleid tot jurisprudentie.

Afrekensysteem is een verzamelnaam voor een scala aan apparaten om betalingen van goederen en diensten mee te registreren. Er zijn verschillende manieren om kassa’s in te delen.

Waar zijn afrekensystemen voor bedoeld?

Afrekensystemen zijn bedoeld om transacties te registreren en hiervan een kassabon uit te draaien. Een ondernemer kan een kassa configureren voor meerdere gebruikers en artikelgroepen en soms ook inrichten voor het bijhouden van voorraadgegevens. Alles moet hij op de kassa bijhouden, inclusief kortingen, retouren, foutbonnen en type betalingen. Vaak is een kassa ook gekoppeld aan externe systemen, zoals bijvoorbeeld bestelplatforms, financiële en voorraadsystemen.

Ook een pinautomaat is vaak gekoppeld aan het afrekensysteem. Het is belangrijk dat de gegevens via deze koppelingen juist en volledig verwerkt worden. Een kassa is daarom een uitstekend middel voor interne controle en verantwoording van de geldstromen in de onderneming.

Moet een ondernemer met een afrekensysteem voldoen aan wettelijke verplichtingen?
Een ondernemer die een afrekensysteem gebruikt moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Dit wetsartikel beschrijft 3 essentiële elementen:

Administratieplicht (lid 1)

Om juist en volledig aangifte te kunnen doen is het belangrijk dat u de administratie goed bijhoudt. De vastleggingen in de administratie vormen immers de basis voor de aangiften die u indient.

Bewaarplicht (lid 1)

Uw moet de detailgegevens, die in het geautomatiseerde bestel- en kassasysteem zijn ingevoerd, bewaren als deze voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Zie hiervoor ook het arrest van de Hoge Raad van 21 maart 2008, ECLI:NL:HR:2008:BC7256.

Controleerbaarheid binnen redelijke termijn (lid 6)

De Belastingdienst moet binnen een redelijke termijn de administratie van uw klant kunnen controleren. Hoe lang deze termijn is, wordt per individueel geval bepaald en hangt nauw samen met de aard en de omvang van de activiteiten en het al dan niet gebruikmaken van geautomatiseerde administratietechnieken.

Praktijkproblemen en daarmee samenhangende jurisprudentie
Tijdens controle door de Belastingdienst blijkt vaak dat ondernemers niet aan hun wettelijke verplichtingen hebben voldaan. Dit heeft in de rechtsspraak geleid tot bruikbare jurisprudentie. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

Afrekensysteem kan geen géén back-up of export van vastgelegde detailgegevens maken

Regelmatig blijkt dat een afrekensysteem niet of nauwelijks de mogelijkheid biedt om alle detailgegevens gedurende de – wettelijke – bewaartermijn te bewaren. Of ondernemers hebben de hiervoor beschikbare software niet aangeschaft. De capaciteit van het afrekensysteem is niet toereikend alle transacties te bewaren.

Hoewel alle detailgegevens die een ondernemer in eerste instantie digitaal (elektronisch) vastlegt ook digitaal moet bewaren, kan hij met afrekensystemen géén back-up of export van deze gegevens maken. Dit ontslaat hem echter niet van zijn bewaarplicht en de controleerbaarheid binnen een redelijke termijn. Van overmacht is dan ook géén sprake zoals blijkt uit dit arrest van de HR: ECLI:NL:HR:2015:1740.

Detailgegevens geconverteerd van digitaal naar papier

De controleerbaarheid binnen een redelijke termijn wordt ook drastisch beperkt als een ondernemer – voordat hij detailgegevens overschrijft – binnen een afrekensysteem de optie toepast om detailgegevens te converteren van digitaal naar papier, door het printen van z-afslagen en in uitzonderlijke gevallen ook de detailgegevens. Uit deze uitspraak van rechtbank Gelderland blijkt dat papieren kassarollen (voor zover aanwezig) zich niet lenen voor een goede en efficiënte controle door de Belastingdienst: ECLI:NL:RBGEL:2019:63.

Bij een gemiddelde ondernemer in de detailhandel of horeca is al snel sprake van honderden kassarollen per jaar. Daarnaast worden gegevens op thermische kassarollen na verloop van tijd onzichtbaar.

Keurmerksysteem

Als u makkelijker aan de verplichtingen wil voldoen, kunt u kiezen voor de aanschaf van een keurmerkkassa, of een kassa die aan de eisen van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (SBA) voldoet. Maar ook in die gevallen geldt dat u zelf verantwoordelijk blijft, bijvoorbeeld voor het regelmatig maken en bewaren van een back-up.